最近的《赋能团队打造》课程以及《赋能赢》活动，关于“清晰度”版块，学员们对如何有效召开公司会议十分感兴趣想要了解更多，近期我将在订阅号开辟专栏给大家做这方面的分享。

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会议的含义

会议是一种围绕特定目标开展的组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。

关键词

目的

从会议的含义中可以得知,会议的召开具有一定的目的性。在会议召开前,应就为什么要召开这项会议拟定议题并明确想要达到的目的。

组织

会议需要有一定的组织和计划。无组织和计划的会议,只会无序开展,最终达不到会议前预定的目标。有效的组织与计划则会使会议事半功倍,从而最终顺利达成目标。

开展方式

会议还需要有一定的开展方式。通常情况下,会议是通过报告、发言、辩论等口头交流的形式开展的。

 

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业务管理会议的功能

业务管理会议的内容主要是管理者汇报所辖业务团队的经营状况,并及时了解公司或部门的经营目标与做法。

业务管理会议既是管理者自我管理的中心,又是每日工作的启动点,还是业务团队进行业务推动、实施动态管理的最佳时机。

成功的业务管理会议运作可以提高管理者的工作效率,提升管理者的管理能力。

具体体现:

1.业务管理会议在销售人员晨会之前召开,使管理者提前进入工作状态,并事前总结前日工作,分析部属及部门经营状况,统筹安排好当日工作。

2.业务管理会议通报各部门业绩,可以落实追踪管理,提示工作重点,及时宣导公司规定政策及重要事项,传递公司经营策略。

3.根据管理者汇报可以分析经营现状,发现经营中的不足并找出解决方法,使参会管理者能够交流经验及技巧。

4.业务管理会议上管理者自身经营状况的汇报会促进管理者以身作则,塑造优秀群体荣誉感,建立团体核心。

 

    在某种意义上说,业务团队的管理就是“汇报” 管理。 “业务管理会议”的“汇报”管理项目是业务团队日常管理中的重中之重。它具有强化主管出勤率,凝聚主管向心力、安排工作重点、落实追踪管理,加强主管队伍教育、培养主管好的工作习惯及行为观念、提升主管素质的功能。所谓兵随将转,什么样的主管带什么样的队伍,有什么样的主管就有什么样的业务团队风格。业务管理者会议运作好了,主管队伍管理好了,业务团队的管理就成功了一半。强化业务管理会议的功能对于主管队伍成长以及业务团队的长足发展和永续经营有着极为重要的作用。

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业务管理会议的完整流程

注: 个别流程可根据实际需要增减及调整先后顺序。

 

关键要点

1.会议参与情况统计

会议参与情况统计主要是用于检查所有主管的出勤情况。主管的出勤十分重要,这会直接引导他的团队成员正常出勤,也是业务团队负责人对其业务团队各级主管驾驭能力的体现。要让主管良好的出勤习惯来影响整个业务团队的出勤风气。

2.议程重点提示

每次主管早会开始时应由业务团队负责人简明扼要地说明业务管理会议的内容及流程,时间不宜过长,一般不超过2分钟。

3.汇报工作及反映一线动态

该环节由各主管汇报昨日工作情况、业务发展中存在的问题以及解决问题的方法和建议。

为使主管汇报内容能清晰明确,各主管应事前做好充分的准备。需事前准备的资料包括: 本业务团队昨日工作情况(主管职责执行或完成情况、业务团队拜访量、新单业绩等)、存在的问题、解决的方法与建议。

业务管理会议的主持人应根据业务团队主管的数量安排每位主管的发言时间,一般以每人1~2分钟为宜。应避免把主管汇报时间当做讨论时间,否则无法对时间进行掌控。
4.教育训练

倘若有重要的新知识要在业务管理会议中讲解,可以很简洁地在业务管理会议中对重要部分进行讲解,使主管提前了解，可安排业务团队负责人担当讲解者。

业务管理会议上开展教育训练时应提前准备相关资料,注重理论联系实际,帮助主管理清思路,提出解决问题的方法或建议,提升主管综合能力,并最终达到提高主管辅导业务团队的能力,提升业务团队管理水平,强化主管自我经营意识。
5.公司精神传达及宣导

由业务团队负责人传达公司最新精神,通报业务动态,如有业务活动,可以进行预宣导。通过预宣导,主管可以预先了解公司最新精神或业务活动并充分理解,并在日后的工作中不断地落实。
6.工作提醒及安排

业务团队负责人对近期工作重点提醒安排,明确工作推动重点,并就近阶段的工作计划进行安排,对近期的重点工作做强调,对要完成的工作进行追踪。
7.激励

在业务管理会议结束时，主管需要调整状态，以饱满的精神状态去面对员工，一般采用高昂得朗诵激励口号或标语的方式。

 

战略大师迈克·波特(Michael Porter)曾经说过,“思想是结果的真正决定者,有什么样的思想,就会有什么样的结果。”

只有思想上认识到了业务管理会议的重要性,才会以认真负责的态度投入到行动之中。

做到位的叫方法,做不到位的叫形式。业务管理会议不能只流于形式。